Organizar una boda no es un tema sencillo, como cualquier evento, todos los elementos suelen estar relacionados por lo que no se puede dar un paso sin cerrar el anterior. Es muy importante planearlo con al menos un año de antelación.
Cada enlace es diferente pero se puede hacer un wedding plan en líneas generales para que podáis seguir un orden coherente que os facilite las cosas.
A continuación podéis ver un esquema a modo de organigrama con los tips más importantes para que podáis tener una visión general de lo que ya tenéis organizado y de lo que os falta por concretar.
Una vez que os habéis prometido os podéis dar una semana para asimilar la idea tranquilamente y no tomar decisiones precipitadas.
Es muy importante escoger bien la fecha, el presupuesto y el número de invitados ya que son tres elementos que van cogidos de la mano.
12 meses previos a la boda
PRESUPUESTO+AHORRO: En primer lugar hay que establecer un presupuesto coherente y ajustado a vuestras posibilidades.
Es muy recomendable contar con un mínimo del 40-50% del coste total, a pesar de que los invitados cubrirán parte de los costes, siempre hay que partir de vuestros propios ahorros.
Además es un elemento que os ayudará a establecer prioridades y hacer partidas para decidir cuánto dinero vais a destinar a cada proveedor y servicio.
FIJAR UNA FECHA: Si no tenéis preferencias concretas os podéis ajustar a la disponibilidad y presupuesto.
Si ya tenéis una fecha establecida tendréis que contratar cuanto antes servicios como catering, iglesia/ayuntamiento, video y fotos.
ESTILO: Es lo que marcará la diferencia entre vuestra boda y la del resto, por este motivo debéis adaptarlo a vuestra personalidad. Es la parte más agradecida, además os ayudará a marcar un punto de partida para escoger el resto de elementos.
IGLESIA/AYUNTAMIENTO: Debéis reservar el lugar del enlace en concordancia con el lugar de la celebración. Si no es una fecha muy solicitada podréis cerrar el horario más adelante.
ESTABLECER INVITADOS: Dependiendo de vuestro presupuesto y tipo de ceremonia podéis hacer una lista provisional para tener una idea concreta sobre el número de asistentes.
11 meses previos a la boda
SAVE THE DATE: Si ya tenéis una fecha cerrada, el save the date es el elemento ideal para comunicar vuestro compromiso y que los invitados puedan reservar la fecha e ir confirmando la asistencia.
PROVEEDORES: Id buscando proveedores para consultar presupuestos e ir estableciendo las partidas de coste y disponibilidad. Lo más importante es el restaurante para poder coordinar el resto de preparativos.
FOTO/VÍDEO: Si le habéis echado el ojo a un profesional en concreto pedid cita cuanto antes ya que los fotógrafos y videógrafos suelen cubrir un solo evento por día.
10 meses previos a la boda
MÚSICA: Es hora de decidir qué tipo de acompañamiento deseáis para vuestro día, es otro servicio que hay que solicitar con mucha antelación.
OFICIADOR: Ya sea una boda civil o religiosa puede que queráis escoger a una persona conocida en concreto, o que en caso de ser un matrimonio civil puede que deseéis que lo dirija otra persona tras el enlace oficial.
9 meses previos a la boda
LISTA DE INVITADOS: Poco a poco iréis tachando y añadiendo personas a la lista pero es muy importante que la tengáis actualizada para ahorrar tiempo en el trabajo posterior de organización de mesas.
VESTIDO/TRAJE: Es el momento de escoger vuestro estilo más bodil para elegir vestido, traje y diseñador.
8-7 meses previos a la boda
ALOJAMIENTO INVITADOS: Si tenéis invitados a los que alojar no dejéis pasar el tiempo, dependiendo de las fechas puede haber una ocupación alta.
CONCRETAR GASTOS: Si ya tenéis el coste de la celebración, menú, música, indumentaria, fotógrafo y vídeo, ya podéis reajustar las partidas para ir concretando los costes del resto de servicios.
6-5 meses previos a la boda
CONTRATAR TRANSPORTE: Reservad el servicio de transporte tanto para los novios como para los invitados, más adelante podéis cerrar el número de viajes y plazas.
COMPRAR INVITACIONES: Las invitaciones se entregan con un mínimo de 3 meses de antelación.
Son la carta de presentación, la primera impresión que se llevan vuestros invitados por lo que si buscáis un diseño hecho a medida o personalizado es un buen momento para ir contratando el servicio.
En
Tu día Con Amor se entregan de 7 a 10 días laborales tras la confirmación del diseño (dependiendo del volumen y dificultad del trabajo) pero siempre hay que dar un margen de 5 días más para evitar cualquier imprevisto por lo que cuanto antes lo tengáis cerrado antes podréis confirmar asistencias para pasar al siguiente paso.
CERRAR VIAJE DE NOVIOS: Con la mayoría del trabajo hecho os podéis sentar a soñar y decidir vuestro destino de luna de miel. Otra opción en buscar las diferentes opciones, ofertas y agencias para quedaros con el destino que más os guste.
COMPRAR TRAJE/VESTIDO: No es lo mismo soñar que probar, seguro que os habéis visto con cientos de looks pero hasta que no los probéis no hay nada decidido. Puede que os llevéis una sorpresa de última hora así que deberíais ir cerrando este punto para hacer todas las pruebas y arreglos pertinentes.
PREPARAR PAPELEO: Comprobad que tenéis lista toda la documentación tanto para el enlace como para el viaje (DNI, pasaportes, libro de familia...)
4 meses previos a la boda
COMPLEMENTOS: Una vez escogida la indumentaria hay que dar paso a los complementos como joyas, zapatos, gemelos, lencería, etc.
DISEÑO Y DECORACIÓN: Como ya tenéis un estilo establecido y el lugar de la celebración reservado, ya podéis ir diseñando los elementos decorativos como recepción, candy bar, photo call, centros de mesa, decoración de techos, baño y todos los espacios de vuestro evento.
ENVIAR INVITACIONES: Si tenéis que enviar invitaciones por correo este es el momento para evitar que no lleguen a tiempo. Recuerda poner sellos suficientes y comprobar que el sobre es válido para envíos a través de Correos.
ENCARGAR FLORES: Si todavía no lo habéis hecho, es el momento para contratar el servicio floral. De momento podéis reservar cita para la colocación el día de la ceremonia y más adelante podréis contratar el tipo de centros y ramo que deseáis. También deberíais escoger las alianzas por si necesitáis hacer algún grabado o ajuste.
CERRAR MENÚ Y COCHE: A pesar de tener el espacio reservado es habitual dejar la degustación y elección del menú para lo último. Esto os ayudará a establecer el coste del restaurante. Además tenéis que elegir el coche nupcial para no demorar la reserva.
3 meses previos a la boda
PELUQUERÍA Y MAQUILLAJE: Es el momento de hacer la prueba de peluquería y maquillaje que podéis hacer coincidir con la prueba del vestido para ver como quedaría en conjunto.
DAR INVITACIONES: Aunque la mayoría de vuestros seres queridos y conocidos ya habrán tenido la oportunidad de conocer la buena nueva, ahora es cuando podéis formalizar la invitación a vuestra boda con vuestra mejora carta de presentación.
PAPELEO: Para bodas civiles suele ser el momento de presentar y formalizar la mayoría de los trámites, es una tarea que una vez formalizada os proporcionará un poco de tranquilidad.
CURSILLO MATRIMONIAL: Depende de cada iglesia y parroquia pero suele realizarse 3 meses antes, recuerda que en ocasiones deberán participar los testigos por lo que es importante que estén informados para concretar citas.
VACUNAS: Si en vuestra luna de miel viajáis a un país tropical os tendréis que informar sobre las enfermedades existentes y vacunas necesarias que se suelen aplicar con 2-3 meses de antelación.
2 meses previos a la boda
RECOGER ALIANZAS: El sueño se va haciendo más real y los nervios acechan, por eso es el momento de preparar los detalles de la ceremonia y recoger las alianzas.
PRUEBA DE MAQUILLAJE: Lo que ayer te encantaba quizás hoy no tanto así que deberías hacer una última prueba de maquillaje para asegurarte de que te sientes estupenda.
CONTRATAR TARTA: Hay restaurantes que ofrecen la tarta nupcial pero si no es así no demores el momento, aunque se elabora los días previos tienen que transportarlo al lugar de la celebración por lo que deberías concretar la cita para no quedarte sin el proveedor que tanto deseabas.
REGALOS ESPECIALES: Una de las actividades que te evadirán de los preparativos más engorrosos es la elección de los regalos para las personas más especiales.
DETALLES: Siempre hay invitados que no confirman la asistencia hasta la última semana pero como tendréis una idea aproximada del número de invitados deberíais hacer el encargo cuanto antes.
En Tu día Con Amor por ejemplo la entrega habitual es de 2-7 días laborables pero siempre hay que contar con 30 días por el mayorista se queda sin stock. 15-20 días más para regalos grabados.
Si deseáis un detalle hecho a medida como piezas de bisutería no deberíais esperar más para concretar el diseño y comenzar con la elaboración.
Podéis compartir una tarde de compras en pareja o encargar un regalo personalizado y muy especial para vuestros padres, hermanos, amigos, futuros esposos o papis.
El tiempo de entrega y disponibilidad depende en gran medida del proveedor por lo que si éste se queda sin stock en temporada alta dificilmente encontrareis ese detalle en tiendas.
1 meses previos a la boda
CERRAR LA LISTA DE INVITADOS: Ya estamos en la recta final por lo que deberíais contactar con los invitados no confirmados para cerrar la lista de asistentes y distribuir las mesas. El restaurante necesitará conocer este dato para preparar el menaje, distribuir las mesas y contratar al personal necesario.
SEATING PLAN: Llegó la ardua tarea de distribuir las mesas y asientos. Pensad en el bienestar de los asistentes, cuidado con las mesas popurrí ya que en ocasiones se reservan para confirmaciones de última hora pero las declinaciones pueden hacer que no sepamos donde recolocar a las personas y que haya que cambiar mesas ya establecidas.
Por este motivo es preferible tener mesas muy pequeñas (6 personas) o muy grandes (las mesas rectangulares); las mesas de 8-10 personas pueden dejar gente fuera o no saber como crear o romper grupos.
CANCIONES: Aunque no lo parezca, la música es un elemento importantísimo para generar emociones durante la ceremonia. A veces solo se elige a conciencia la melodía del enlace o las canciones de la celebración, pero es muy importante escoger las canciones para el banquete y coctel.
Debéis proporcionar el cd y pendrive al restaurante con una lista explicativa de los momentos en los que debe sonar cada una.
LECTURAS: Si todavía no sabéis qué vais a leer es el momento de relajarse e inspirarse. Una vez cerrados la mayoría de los preparativos buscad momentos de relax para escribir y escoger las lecturas de vuestra boda. Aquí tenéis dos post con ideas para redactarlos
enlace 1 y
enlace 2.
ELEGIR RAMO Y PEINADO: Si todavía no tenéis el peinado o no os lo habéis probado con el vestido ahora podéis hacerlo en la última prueba. También deberíais concretar el ramo para tener todos los complementos encargados.
3 semanas previas a la boda
No siempre es posible pero deberíais cerrar las mesas para imprimir las listas del seating plan y la cartelería que ya debería estar diseñada a falta de cambios y confirmación.
2 semanas previas a la boda
¿Aún sigues con la inquietud de que las mangas de la chaqueta te quedarán cortas o el vestido quedará muy ceñido? Pues no problem, ahora podrán haceros los últimos detalles para que estéis geniales.
1 semana previa a la boda
Es el momento de hacer recuento de proveedores, volver a contactar para fijar los horarios y evitar contratiempos, hacer recuento de gastos y recoger los billetes del viaje si no los tenéis todavía.
Y el último día solo faltan los último retoques decorativos, recoger el ramo y escribir una lista para asegurase de que podemos dormir como angelitos para despertar espléndidos.
Si queréis controlar todos los preparativos de boda a rajatabla podéis descargar esta plantilla imprimible gratuita en la tienda online de Tu día Con Amor.
Espero que este plannig de 12 meses os ayude a establecer el presupuesto y los preparativos, gracias por leer y comentar y enhorabuena pareja!
Un abrazo
